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PDFs neigen dazu, in der Größe zu wachsen, besonders wenn sie voller gescannter Seiten oder hochauflösender Bilder sind. Das wird in dem Moment zum Problem, in dem Sie eines per E-Mail senden wollen und es als zu groß abgewiesen wird, es in ein Portal hochladen, das Anhänge auf ein paar Megabyte begrenzt, oder es über eine langsame Verbindung verschicken. Das Tool zum Komprimieren von PDFs verringert diese Dateigröße und hält das Dokument dabei lesbar, sodass Sie eine Version bekommen, die sich leicht versenden und teilen lässt, ohne den Text zu einem Fleck zu machen. Sie laden hoch, komprimieren und laden herunter.
Das Tool verringert die Größe vor allem, indem es die schweren Teile eines PDFs optimiert — die Bilder und Scans, die den größten Teil des Umfangs ausmachen — und den Text scharf lässt. Ein Dokument, das mit 20 oder 30 Megabyte begann, lässt sich oft auf einen kleinen Bruchteil davon bringen, was den Unterschied zwischen einem Anhang macht, der sofort verschickt wird, und einem, der gar nicht durchkommt. Ziel ist eine Datei, die deutlich leichter ist, aber trotzdem richtig aussieht, wenn jemand sie öffnet.
Am nützlichsten ist das genau für die PDFs, die dazu neigen, riesig zu sein: gescannte Verträge, bildlastige Berichte, als PDF exportierte Präsentationen oder aus Fotos gebaute Dokumente. Das sind die, die an Größenlimits stoßen, und zugleich die, bei denen ein wenig Komprimierung den größten Unterschied macht. Ein rein digitales PDF, das überwiegend aus Text besteht, ist bereits klein, aber ein scanlastiges hat viel Spielraum zum Schrumpfen, ohne sichtbare Einbußen.
Das Dokument nutzbar zu halten ist der ganze Sinn, deshalb zielt die Komprimierung darauf, deutlich unter dem Punkt zu bleiben, an dem Text unscharf wird oder Bilder zu Brei werden. Das Ergebnis sollte sich bei normaler Betrachtung genauso lesen wie das Original — Sie bemerken die kleinere Dateigröße, nicht einen Qualitätsverlust. Bei den meisten Alltagsdokumenten heißt das, dass Sie denselben Vertrag oder Bericht senden können wie zuvor, nur in einer Form, die tatsächlich unter das Größenlimit passt.
Alles läuft über das Tool, ohne Konto und ohne Wasserzeichen im Ergebnis, sodass die komprimierte Datei einfach Ihr Dokument in kleinerer Größe ist. Ihr PDF wird nur so lange verarbeitet, wie es zum Verkleinern nötig ist, und danach nicht aufbewahrt — wichtig, wenn das Dokument ein Vertrag, eine Rechnung, ein Ausweis-Scan oder etwas anderes ist, das Sie nach dem Herunterladen der kleineren Version nicht auf einem Server liegen lassen möchten.
Da es browserbasiert ist, funktioniert es auf einem Laptop, einem Chromebook oder einem Handy gleich, ohne etwas zu installieren oder aktuell zu halten. Genau das macht es im Moment praktisch — eine E-Mail wird immer wieder abgewiesen, weil der Anhang über dem Limit liegt, also komprimieren Sie das PDF und senden es in Sekunden, oder ein Bewerbungsportal lehnt Ihr Dokument als zu groß ab, also verkleinern Sie es und laden die leichtere Version ohne Umstände hoch.
Man komprimiert PDFs aus denselben wiederkehrenden Gründen: ein Dokument unter ein E-Mail- oder Upload-Größenlimit bringen, das Senden über eine langsame Verbindung beschleunigen, Speicher sparen, wenn ein Ordner voller schwerer Scans ist, oder einfach eine sperrige Datei praktischer zum Teilen machen. Was auch immer der Grund ist — ein PDF kleiner zu machen sollte nicht seine Lesbarkeit kosten: komprimieren, prüfen, ob es noch gut aussieht, und eine Datei herunterladen, die einen Bruchteil der Größe hat.